Наше время, время повсеместной автоматизации, позволяет перекладывать часть забот по запоминанию необходимых дел на плечи нашего верного друга — компьютера. Он может напоминать вам о том, когда нужно оплатить счета, отправить корреспонденцию или встретить клиента в аэропорту. Если у вас есть компьютер, не упускайте возможности им пользоваться. Кроме всего прочего, компьютер совершенно незаменим при организации информации (только в нем можно создать наиболее полную файловую систему, которая не идет в сравнение ни с одной картотекой). Создавайте на нем различные диаграммы, мини-плакатики и яркие записки, которые не дадут вам или вашим коллегам забыть сделать что-либо важное. Не стоит, однако, слишком часто использовать компьютер для механического напоминания. Если вы привыкнете к такого рода подсказкам, то без компьютера окажетесь совершенно беспомощными.
Обратная сторона использования высоких технологий — это то, что человек перестает рассчитывать на себя и свои силы. Он теряет чувство ответственности и не пытается тренировать собственную память. Известно, что с тех пор, как школьникам разрешили пользоваться калькуляторами, выучить таблицу умножения стало для них проблемой. Гораздо важнее приучить человека оттачивать свои умственные способности и полагаться, в первую очередь, только на них. Это наилучшим образом «поддержит форму» вашей памяти и предотвратит появление забывчивости — в любом возрасте. Итак, пользуйтесь механическими помощниками, но полагайтесь только на собственную память и умственные способности, тогда вы станете работать более эффективно, но не превратитесь при этом в придаток машины.
Поставить перед собой цель
Известно, что успех приходит только к тем, кто умеет ставить перед собой четкие цели. Самое сложное — понять, чего хочешь добиться. Все остальное — определить стратегию, сконцентрировать энергию на выполнении этой задачи и найти необходимые ресурсы — относительно несложно. Самая распространенная ошибка, которую совершают все неудачники — это забывание самой цели в процессе ее осуществления. Только сфокусировав глаза на неподвижной точке, можно пройти по прямой линии; только постоянно помня о поставленной перед собой задаче, можно добиться ее реализации. Что обеспечило успех мистеру Хонда? То, что он долгие годы работал над одной и той же задачей: созданием малолитражного автомобиля малых или средних размеров, который при этом мог бы развивать значительную скорость. И что же? Не теряя времени на споры с маловерами, компания мистера Хонда начала создавать прототипы, заменять тяжелые части машины легкими... Сейчас эта корпорация пожинает заслуженные плоды, а другие автомобильные компании (в свое время отказавшиеся даже рассматривать возможность создания подобного чуда) упустили и первенство, и значительный сегмент рынка.
Можно рассмотреть пример и меньшего масштаба — принцип остается верным в любом случае: необходимо четко ставить перед собой простые и выполнимые цели, тогда можно научиться справляться с любой самой напряженной ситуацией. Одна моя знакомая, работающая секретарем в больнице, как-то пожаловалась на огромное количество телефонных звонков, на которые ей было необходимо отвечать. Ей уже было больше пятидесяти, и, набрав номер, она нередко забывала, кому, собственно говоря, собралась звонить. Было совершенно ясно, что в работе ей необходима какая-то мнемоническая стратегия. Я предложила ей завести записную книжку и записывать последовательно все номера телефонов и звонивших (на случай если понадобится кому-то перезванивать). С помощью такого нехитрого приспособления моя знакомая не только решила свою проблему, но и стала справляться со своей работой куда лучше, чем ее молодые коллеги!
Помните, что неизбежных огорчений, которые несет с собой старение, можно легко избежать — достаточно подойти к проблеме творчески. Не стоит также забывать, что просто справляться с работой и делать ее на высоком уровне — совершенно разные вещи.
Определите, что именно вам нужно запомнить
Результат или задача: четкое определение
Не всегда сотруднику компании бывает ясно и понятно, что именно необходимо запомнить в той или иной ситуации. Прежде всего, в задачи руководства должно входить изначальное обучение при приеме на работу, когда человеку помогают сконцентрировать внимание на первоочередных задачах, не заставляя его догадываться обо всем самому. Важность поставленной задачи можно подчеркнуть и эмоционально, указав сотруднику на возможные негативные последствия невнимательного к ней отношения. Нельзя забывать также и о том, чего ожидает от вас ваш непосредственный начальник. Помню, как Джозефина Вонг, исполнительный директор одной крупной компании, рассказывала мне, что самый большой недостаток ее ассистентов это то, что они «никогда не доводят начатое дело до конца. Они делают часть задачи, потом перескакивают на что-то другое, а о первом просто забывают! Конечно же, наступает момент, когда не выполненная до конца задача становится уже общей проблемой». Такие горе-сотрудники будут целыми днями ожидать, когда клиент позвонит и подтвердит свой заказ, им и в голову не придет самим набрать его номер. Если они ищут дополнительную информацию с помощью компьютера, то ограничиваются одним-единствен-ным запросом, как будто кто-то другой должен переадресовывать этот запрос пока не получит нужную этим горе работникам информацию. Сейчас большинство компьютеров соединено в огромную сеть, в которой очень удобно находить нужные вам контакты и информацию. Однако, обращаясь к помощи компьютера, помните, что и за другими компьютерами тоже сидят люди со своими приоритетами и интересами, поэтому далеко не всегда они пришлют нужные материалы так быстро, как того бы хотелось вам.
Единственный способ сделать так, чтобы поставленные задачи своевременно выполнялись, это продвигаться к цели шаг за шагом, постоянно убеждаясь, что коллеги тоже делают свою работу. Если клиент собирается внести свои деньги в вашу компанию, информация нужна ему немедленно, в противном случае он передумает. Как обидно, когда в такой ситуации возникает досадная задержка, и это при том, что у вас есть столько механических помощников! Как говорит Джозефина Вонг, лучший способ продвинуться на рынке — это эффективно выполнять поставленные обязательства: «Просто выполняйте качественно свою работу, и вы будете в числе первых, ведь тех, кто способен на такое, совсем немного!» Более того, выполняя работу последовательно, шаг за шагом, вы не будете перегружать память и сумеете справиться с задачами в нужное время и в необходимой последовательности.
Чтобы немедленно приниматься за выполнение наиболее срочных задач, нужно организовать свою работу: установить приоритеты и не откладывать дела на потом. Коль скоро вы завоевали репутацию надежного и основательного специалиста, вам придется вести себя так и с начальством, и с клиентами, тогда успех придет сам собой. Если главной движущей силой какого-либо действия является мотивация, то ключ к успеху и новым возможностям — это организация. Существует множество различных приспособлений для лучшего запоминания,-некоторые из них описаны в этой книге.
Слуховые «подсказки», работающие по принципу будильника (это могут быть и наручные часы, и часы, встроенные в компьютер, и т. п.) помогут вам не пропустить тот момент, когда нужно сделать что-то важное. Поставив будильник, вы можете отвлечься на другие дела, а когда он зазвонит, вы вспомните, что должны отправить почту или сделать звонок своему клиенту.
Визуальные «подсказки» абсолютно необходимы в любой работе. Если вам нужно срочно закончить работу над документом или дописать отчет, положите его на рабочий стол (нужно ли говорить, что ваш стол должен быть пустым?) на видное место и в течение дня обязательно контролируйте, какие документы ожидают своей очереди. Если вы не будете обращать на них внимание, они превратятся в часть общей декорации, так как человеческий глаз быстро отвыкает замечать привычные детали интерьера. Записывайте «ежедневные дела» на листок бумаги и приклеивайте его на видное место. Записывать список дел нужно в соответствии с приоритетами, тогда это облегчит работу. Если же вы перечислите все задачи в беспорядке, вам придется потратить дополнительное время, чтобы определить их очередность. Кроме того, можно использовать диаграммы, чтобы в памяти отпечатывались визуальные образы. Особенно полезен последний способ в тех случаях, когда вам необходимо выполнять одни и те же задачи несколько раз подряд.
