Учимся распоряжаться своим временем

Если вы спросите людей о том, что такое время, то вы, скорее всего, получите количество ответов, равное количеству опрошенных вами человек. Время является понятием философским и физическим. С физической точки зрения, время считается сравнительной мерой движения материи, а также одной из важнейших координат пространственно-временного континуума. С точки зрения философии, одной из основных характеристик времени является необратимость, обусловленная направленностью движения только в одну сторону. Именно это, скорее всего, и подразумевал Гераклит Эфесский, утверждая, что «в одну реку нельзя войти дважды».

Пожалуй, нам более близко и понятно второе толкование времени, так как каждому из нас не раз приходилось осознавать, что время ушло, как песок сквозь пальцы, а мы, крутясь по жизни, словно белки в колесе, так и не успели осуществить намеченные планы. Хроническая нехватка времени уже давно стала серьезной проблемой, касающейся практически каждого второго.

Однако есть и счастливцы, научившиеся использовать время с максимальной выгодой для себя. Почему-то им удаётся сделать всё вовремя и добиться в этой жизни всего, что захочется. Может быть, они сокращают время сна, чтобы в освободившиеся часы больше работать или заниматься учёбой. Как образом они это делают? Ниже даны простые советы, которые обязательно помогут вам правильно распределить драгоценное время.

Составьте план работ на текущий день

Лучше заняться составлением плана прямо с утра. На это потребуется минимум времени, а польза не заставит себя ждать. Сначала распишите свой день в мельчайших подробностях, включая всё, чем вы будете заниматься: перечень дел, перерыв на обед, поход по магазинам, приготовление пищи, игра с детьми, просмотр новостей и проверка почты в интернете, общение с близкими, отдых и сон. Необходимо выстроить иерархическую структуру списка дел, установив порядок их важности. Это даст вам возможность сконцентрироваться на наиболее востребованных задачах, оставив напоследок второстепенные дела.

Если у вас по каким-то причинам не получилось выполнить план полностью, то вы всегда сможете проверить, когда произошла заминка, и на что потребовалось незапланированное время. Этот список также можно использовать для выявления дополнительных временных возможностей.

Приоритетные и второстепенные задачи

Положив руку на сердце, многие люди вынуждены будут согласиться с тем, что в рабочее время мы основную часть дня уделяем маловажным делам, отнимающим наше время. Наличие ежедневного плана всегда позволяет вычленить 2-3 особо важных дела, выполнение которых даст нам почувствовать, что этот рабочий день не прошёл даром.

Никогда не занимайтесь несколькими делами сразу. Переключаясь с одной задачи на другую, вы тратите дополнительное время. Когда вы возвращаетесь к первому делу, то снова приходится вникать в детали, на что уходит дополнительное время. Кроме того, подобное перескакивание очень быстро утомляет, в результате понижается качество работы, ведь внимание рассеивается, а число ошибок, которые вам же придётся потом исправлять, увеличивается.

Планируйте свой досуг

Человек – живое существо, поэтому не стоит забывать об отдыхе. Для того и предназначены выходные дни и отпуск. И использовать их следует по назначению. Обязательно включите в программу отдыха прогулки, походы в кино, театры, не забывайте об общении с друзьями, вечеринках – словом, хорошо всё то, что поможет вам расслабиться и избавит от каждодневного рабочего стресса.

А работая без перерыва, вы серьёзно рискуете перегрузить мозг, тем самым прокладывая себе прямую тропинку в психиатрическую клинику… Потому лучше планировать свои развлечения загодя, и придерживаться составленного плана, не забывая о народной поговорке: завершил дело – гуляй смело!

Разъяснительная беседа с родными

Необходимо объяснить своим близким, что вы занимаетесь очень важной работой, потеря которой очень угрожает материальному благополучию вашей семьи. Поэтому вас нельзя отвлекать бесполезными телефонными звонками, глупыми электронными посланиями, SMS и прочей «ерундистикой» в рабочее время. Вы сразу ощутите, насколько легче дышится, и сколько освободилось времени для выполнения основной работы.

Разделите рабочее время на части

Не нужно приклеивать себя к креслу на все 8 часов, просиживая от звонка до звонка. Если вы продуктивнее работаете утром, то лучше выполнять наиболее важные и неотложные дела до обеда, а обычную рутинную работу оставить на вторую половину дня.

Через каждый час делайте 5-10-минутный перерыв, необходимый для отдыха глаз. Также хорошо будет, если вы подвигаетесь. Но не по дороге в курилку!!! Офисным работникам очень тяжело бросить курить потому, что поход в курилку наиболее часто используется как повод для 5-10 минутного перерыва. Но ведь в это время можно и чайку выпить, и на улицу ненадолго выйти. Да мало ли, что ещё можно придумать. Важно распланировать рабочий день сообразно с вашей природной активностью, а не собственный насиловать организм. Тогда любое дело будет продвигаться быстрее.

Телефон – незаменимый помощник

Не забывайте, что некоторые рабочие дела можно решить с помощью телефонного звонка. Вовсе не обязательно, бежать к шефу, сидящему в другом корпусе, только для того, чтобы спросить его мнение, по вопросу с исходящим документом. В таких ситуациях разумнее позвонить по телефону.

Если вам нужно отправиться на деловую встречу, созвонитесь предварительно с человеком, обсудив время встречи. Если выехать без предупреждения, вполне вероятно, что вы потратите время напрасно, не обнаружив нужного вам человека на рабочем месте. Мало ли как может быть…

Поддерживайте порядок на рабочем месте

Не превращайте стол в склад для бумаг, которые вы в данный момент не используете. Пусть они лежат в шкафу. На столе оставьте лишь те документы, которые вам нужны в настоящее время. Выделите специальное место, в которое вы будете откладывать важные дела, над которыми вам нужно серьёзно подумать, прежде чем вы примите решение. Порядок на столе значительно сэкономит ваше время.

Не перегружайте память

Если вы не хотите, чтобы важные вещи «вылетали из головы», то записывайте в блокноте или в мобильном органайзере важную для вас информацию: время совещания, дата предстоящего отчёта, вызов «на ковёр». Не стоит слишком сильно надеяться на свою память. К несчастью, она не то чтобы не совершенна, но и устроена так, что нами забывается большая часть услышанной за день информации. Чтобы зафиксировать что-то в памяти, уйдёт несколько секунд. Но без соответствующих записей вы будете часами вспоминать о том, что же именно вы хотели сделать... И ваша забывчивость может стать причиной больших неприятностей!

Если во время поездки в транспорте или ожидания в приёмной вам в голову пришла интересная мысль, способная облегчить решение какой-либо рабочей проблемы, обязательно запишите её. Не сделав этого сейчас, вы рискуете упустить мысль, как старик золотую рыбку!

Надеемся, что эти простые советы помогут вам упорядочить жизнь и сэкономить драгоценное время.

Просмотров страницы: 267